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会计学 事业单位会计凭证、账表及往来账款的搜集整理

博今文化 / 2020-02-13

  摘    要: 目前各单位的会计档案管理程度和质量良莠不齐,特别是事业单位,由于以前采用的是收付完成制,年度完毕以后,以前年度的账务也就不再关注,形成会计档案不完好、缺失的现象。众所周知2016年新修订的《会计档案管理方法》开端执行,那么如何落实好这一制度,正是研讨的重点。

  关键词: 事业单位; 会计档案; 标准管理;

事业单位会计凭证、账表及往来账款的搜集整理

 

  会计档案是单位档案重要组成局部。但在许多单位无论是指导还是财务人员,档案管理认识淡薄,缺乏最少的认识和档案管理根本常识,会计档案管理依然存在缺乏和缺陷。这主要表如今以下方面:会计档案管理制度不完善或不落实,会计材料搜集不健全,形成原始材料的毁损、缺失。对到期的会计档案未按规则停止审定、清算和销毁,形成不用要的糜费。缺乏计算机应用及其他相关的业务学问培训,形成会计档案管理人员业务程度不高。针对上述问题,笔者依据本人终年从事财务管理工作的经历提出如下标准财务档案的措施。

  1、 会计凭证的搜集和整理

  1.1、 凭证的分类和审核

  会计凭证包括原始凭证,比方发票、订单明细、入库单、出库单、审批单等。会计凭证还包括记账凭证,比方收款凭证、付款凭证、转账凭证。在实践工作中,同一个单位每个会计分管不同的业务,为了精确、高效地做好会计档案管理工作,应该依照详细业务分类分别装订、保管各自的记账凭证。

  记账凭证普通都是由所运用的财务软件直接打印出来的,规格尺寸都是统一的,只是要留意在打印记账凭证前确保出纳、记账人、审核人、财务主管都签字审核,不能有漏项。

  关于原始凭证,一定要留意审核其真实性,普通状况下请求报销人提供发票真伪考证结果,关于超越一定金额的发票会计应该到税务局网站停止核实。在审核发票时还要留意发票信息的精确齐全,比方发票抬头能否为单位标准全称,征税人辨认号能否精确等。

  1.2、 凭证的折叠和粘贴

  从外部获得的原始凭证规格尺寸都是不同的,那么如何将各种规格的原始凭证折叠标准呢?首先应该将票据依照由小到大依次排序,小的放在最上边。在折叠时,要充沛思索今后翻阅便当,又不会损伤凭证。应该以标准的记账凭证为模板,原始凭证要和记账凭证大小坚持完整分歧,同时要留出装订位置。

  关于一些很小的票据,比方出租车票,切忌不可简单的刷上胶水直接粘在记账凭证后面,这样会使装订后的凭证良莠不齐,不美观。应该置办与记账凭证大小分歧的原始单据粘贴单,每一张小票需依照从上到下、从左到右的次第依次粘贴,要尽可能的展开但不能超越粘贴单边缘。

  在粘贴凭证时尽量不用胶棒,时间久了凭证会风干零落,易形成单据缺失。最好选择胶水,经过整理后单据结实美观,易装订。

  1.3、 凭证的装订和存档

  依据《会计档案管理方法》规则,会计档案定期保管期限依照档案性质分类分别是10年和30年,所以凭证的装订和存档工作是会计档案管理的重中之重。会计档案不同于其他档案,在各种审计检查工作中,会计档案的重复查阅率是相当高的,所以装订凭证是一项十分细致的工作。首先将打印好的记账凭证与粘贴折叠好的原始凭证逐一核对匹配,并依照凭证序号由小到大排列好,装订前要依据经历来肯定每册凭证的厚度,每册装订凭证的数量最好是5或10 的整数倍,便于日后查阅。假如原始凭证较多会形成整册凭证装订位置过薄,而凭证自身过厚的状况,通常应该在凭证装订位置填充一些大小适宜的纸条来保证整本凭证薄厚分歧,这样装订好的凭证既美观又结实,还能防止在以后翻阅过程呈现开裂的状况。

  凭证装订好,需求粘贴与之大小匹配的封面。凭证的封面除了在正面标明单位称号、年份、凭证起止编号、装订人等信息,还要在凭证的侧面填写这些信息,便于今后查询。装订好的凭证需归档保管,通常单位要设有特地的会计档案室,专人管理,借阅档案需注销。

  1.4、 合同的搜集和整理

  1.4.1、 合同搜集

  合同是会计档案必不可少的组成局部,由于合同普通都页数较多,有的合同还特地制造了封面停止装订,因而很难将其折叠放在凭证后面。通常合同都需求分次付款,假如装订在初次付款凭证后面,下次付款时还得翻阅以前的凭证,大大降低了工作效率,因而倡议合同最好单独保管。

  合同存档前会计人员要先审阅,确保合同内容完好,契合请求。包括合同签署双方能否盖章,双办法人(受权人)能否签字,合同签署日期能否标明等。

  1.4.2、 树立台账

  事业单位每年常常都要签署成百上千份合同,假如不加以有效管理,日后查询运用会十分费事,而且也容易形成合同的丧失。因而应该树立合同台账。台账内容应包括:合同编号、合同称号、签署时间、对方单位称号、合同总价、每次付款金额及凭证号、经办处室、经办人等信息。

  1.4.3、 合同装订

  为了更好地做好保管归档工作,应当定期把曾经注销入台账的合同按次第装订成册。在装订合同时首先要对合同停止整理,包括去除夹子、订书钉、装订环,不用要的封面特别是硬塑料封面等,以便装订出来的合同划一美观。在装订前还要将对应的合同台账打印出来作为整本合同的目录,每份合同之间倡议放置分隔签,以便日后翻阅。

  装订好的合同需求制造相应的封面,封面应该包括:单位称号、年份、起止合同编号等内容。合同也需归档保管,借阅需注销。

  2、 会计账表的搜集和整理

  2.1、 树立会计报表目录

  财务报表包含很多内容,各单位应该依据业务状况搜集整理睬计报表,倡议树立相应的报表目录,防止呈现漏项的状况。大致来讲会计报表应该包含以下内容:中央财政部门预算表、中央财政部门决算表、政府采购方案表、固定资产投资报表、住房变革支出预算决算报表、企业决算报表、绩效评价报告、统计报表、银行存款余额调理表、银行对账单、非税收入收缴报表、征税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案审定意见书及其他具有保管价值的会计材料。

  2.2 、搜集和装订报表

  年度完毕后,依据树立好的会计报表目录,逐项搜集相关报表。如今普遍存在一种现象,报表普通都是先报送电子版,审核无误后再报送纸版的,因而有些单位经常会忘了打印留存纸质报表,时间久了假如电子数据丧失,就会形成很大损失。因而在报表审核无误后,应该及时打印,相关义务人签字,并加盖公章存档。

  有的财务报表容易被大家无视,比方银行对账单。如今的付款方式根本以网银支付为主,纸版对账单平常用途不大,但是年度审计和专项审计还是会请求提供。因而应该定期打印银行对账单,并在年度终了时按账户分别装订成册。

  3 、往来账款材料的搜集和整理

  3.1、 树立往来账款台账

  事业单位由于以前采用的是收付完成制,因而对以前年度产生的往来款项关注度不够,终年得不到清算,有的单位往来款数千万,以至上亿元,给国有资产形成大量隐患。

  很多单位将往来款项的管理全部依赖于会计软件中的供给商管理辅助核算功用,但是有些信息软件无法完成,给以后查阅形成了很大费事。因而事业单位需求树立往来款项管理台账,台账的内容应该包括债权(务)单位称号、凭证编号、事项摘要、账面金额、账龄剖析、义务人以及其他需求阐明的事项。

  3.2、 树立往来账款动态监管系统

  往来款项得不到注重的另外一个要素就是,没有停止动态监管。各岗位会计应该定期对往来款项停止剖析,联络义务人停止催收或催付,关于的确无法处置的往来款项要阐明缘由,每年构成往来款项清算报告,确保往来款项管理标准,防止形成国有资产流失问题。

  4、 会计档案的保管和运用

  4.1、纸质会计档案的保管和运用

  如今有的事业单位由于条件限制,没有设立特地的会计档案室,一切会计档案全部由每位会计保管,有不同年度的会计档案由不同会计保管的,也有不同业务的会计档案由各自核算会计自行保管的。在实践工作中,财务部门内部经常会停止会计轮岗,时间久了,会计档案的保管就会呈现紊乱的情况,给日后查询和运用带来极大不便和平安隐患。更有可能会由于会计退休形成会计档案的丧失。某一事业单位就呈现了这一现象,在搬家过程中,找到了由已退休会计保管的20年以前的会计凭证和会计账簿,假如不是搬家那么这些会计凭证很可能会被非财务人员当作废品卖掉,将会给单位财务管理工作形成无法挽回的损失。

  因而纸质会计档案一定要集中统一管理,为了便当工作,每位会计只保存最近一年的会计档案。在将会计档案转交档案室时,应该制定特地的移交清册,移交人、接纳人、财务主管都要签字。会计档案室应该封锁管理,并由专人担任。各单位应当树立《会计档案保管规则》和《会计档案借阅规则》,进一步明白会计档案管理和运用过程中的义务,确保会计档案平安。

  4.2、 电子会计档案的保管

  随着计算机在会计工作中运用越来越普遍,电子会计数据越来越多,重要性也越来越突出。因而如何保管好电子会计档案也是各单位应该思索的问题。

  关于财务电子账数据,应该定期备份。除了在效劳器上备份以外,还要将数据备份输出,依照容灾请求停止异地寄存。

  财务报表数据以及在工作过程中构成的WORD、EXCEL、PPT等格式文件也是会计档案的重要组成局部,关于完好了解年度财务工作有着不可或缺的作用。倡议在电脑中树立不同的文件夹分类寄存。例如:可树立规章制度、预算申报、预算执行、决算管理、银行对账、统计报表等文件夹,同时在每个文件夹下再依照年度树立文件夹,将相关文件寄存在对应的文件夹内。文件的称号倡议用标准全称,同时要标明日期,在寄存文件时倡议要保管最新版文件,防止时间久了无法判别哪一个版本是有效的。

  总之,会计档案关于总结经济业务工作,配合审计监视,提供相关数据有着重要作用,在日常工作中,单位财务人员以及相关指导要高度注重,将会计档案标准化作为财务管理工作的一项必备任务。